Aplikasi Pencatat Pesanan untuk Online Shop: dari Chat WhatsApp ke Satu Daftar

Pesanan masuk dari WhatsApp, DM Instagram, komentar TikTok, dan reseller yang memesan sekaligus banyak. Semuanya dicatat di buku, di catatan HP, atau langsung dikerjakan dari chat. Selama pesanannya sedikit, cara ini cukup. Begitu sehari ada belasan pesanan, mulai ada yang terlewat.

Tulisan ini membandingkan tiga cara mencatat pesanan online shop, dari yang paling sederhana, supaya Anda bisa memilih yang cocok dengan jumlah pesanan Anda sekarang.

Tanda Catatan Pesanan Anda Sudah Kewalahan

Kalau dua atau lebih dari tanda ini sering terjadi, cara mencatat Anda sudah tertinggal dari jumlah pesanannya:

• Anda menggulir chat ke atas untuk mencari alamat atau jumlah pesanan.
• Ada pesanan yang lupa dikirim, atau terkirim dua kali.
• Ongkir dihitung manual, dan sesekali salah.
• Stok yang sudah habis masih dijanjikan ke pembeli.
• Sulit memastikan siapa yang sudah membayar dan siapa yang belum.
• Rekap penjualan akhir bulan makan waktu berjam-jam.

Tiga Cara Mencatat Pesanan

1. Buku atau Catatan di HP

Cara paling murah dan paling cepat dimulai. Cocok selama pesanan masih beberapa per hari dan hanya satu orang yang mengurusnya.

Kelemahannya: tidak bisa dicari, tidak bisa dijumlahkan, dan hanya ada di satu tempat. Kalau bukunya tertinggal atau HP-nya rusak, catatannya ikut hilang.

2. Spreadsheet (Google Sheets atau Excel)

Langkah berikutnya yang paling umum. Satu baris untuk satu pesanan, dengan kolom yang sama setiap kali. Kelebihannya, pesanan bisa dicari, disaring, dan dijumlahkan, dan bisa dibuka bersama oleh lebih dari satu orang.

Kelemahannya, pesanan tetap disalin tangan dari chat ke spreadsheet. Ongkir tetap dihitung sendiri, stok tidak berkurang sendiri, dan status bayar harus dicocokkan dengan mutasi rekening satu per satu. Semakin banyak pesanan, semakin banyak pekerjaan menyalin.

3. Toko Online Sendiri

Di sini pembeli yang mengisi pesanannya sendiri: memilih barang, menulis alamat, dan melihat ongkirnya sebelum membayar. Pesanan langsung masuk ke satu daftar dengan isian yang rapi, tanpa ada yang disalin dari chat.

Karena semuanya tercatat di satu sistem, beberapa pekerjaan berjalan sendiri: stok langsung dipegang saat pesanan masuk, pembayaran QRIS tercatat tanpa perlu dicocokkan, dan pesanan yang tidak dibayar batal sendiri lalu stoknya kembali. Anda tetap membalas chat, tapi untuk menjawab pertanyaan, bukan untuk mencatat.

Satu Pesanan, Dua Cara

Bedanya paling terasa kalau satu pesanan diikuti dari awal sampai dikirim.

Lewat chat dan spreadsheet:

1. Pembeli bertanya stok, Anda cek gudang lalu membalas.
2. Pembeli mengirim alamat, Anda menghitung ongkir dan mengirim totalnya.
3. Pembeli transfer dan mengirim bukti, Anda mencocokkannya dengan mutasi rekening.
4. Anda menyalin semuanya ke spreadsheet, mengurangi stok, lalu memesan kurir.

Lewat toko online sendiri:

1. Pembeli melihat stok dan ongkir sendiri, lalu membayar dengan QRIS.
2. Pesanan masuk ke daftar dalam keadaan sudah dibayar, stoknya sudah dipegang.
3. Anda mengemas barang dan memanggil kurir.

Bagian yang hilang di cara kedua adalah bagian yang paling sering salah: menyalin, menghitung, dan mencocokkan.

Kolom yang Wajib Ada, Apa pun Alatnya

Kalau Anda memakai spreadsheet dulu, pastikan setiap pesanan punya isian ini:

1. Tanggal dan nomor pesanan
2. Nama dan nomor WhatsApp pembeli
3. Alamat lengkap, termasuk kode pos atau titik peta
4. Barang, varian, dan jumlah
5. Harga barang, ongkir, dan total
6. Status bayar: belum, sudah, atau batal
7. Status kirim, dan nomor resi kalau ada
8. Sumber pesanan: WhatsApp, Instagram, TikTok, reseller, atau toko fisik

Kolom terakhir sering dilupakan, padahal dari situ Anda tahu saluran mana yang paling banyak mendatangkan pesanan.

Bagaimana dengan Reseller dan Pelanggan Lama?

Reseller dan pelanggan lama biasanya memesan ulang barang yang sama. Untuk mereka, toko online sendiri paling terasa manfaatnya. Cukup kirim tautan tokonya sekali, atau minta mereka memasang aplikasinya, lalu mereka bisa memesan kapan saja tanpa menunggu Anda membalas chat.

Daftar pelanggan dari toko sendiri juga bisa Anda unduh. Dengan begitu, saat ada stok baru, Anda tahu siapa yang perlu dikabari.

Kapan Saatnya Pindah dari Spreadsheet?

Tidak ada angka pasti, tapi ada pertanyaan sederhana: berapa jam sehari yang habis untuk menyalin pesanan, menghitung ongkir, dan mencocokkan transfer? Kalau jawabannya lebih dari satu jam, atau kesalahan kecil mulai sering membuat Anda rugi, itu tanda sistemnya sudah perlu diganti.

Yang perlu diingat, toko online sendiri tidak mendatangkan pembeli baru. Ia membantu Anda melayani pembeli yang sudah ada dengan lebih rapi. Kalau pesanan Anda masih sedikit, buku atau spreadsheet sudah cukup.

Cara eLapak Mengerjakannya

Di toko yang kami pasang, semua pesanan masuk ke panel admin yang bisa dibuka dari HP. Dari sana Anda melihat pesanan baru, menandai yang dibayar lewat transfer, dan memanggil kurir. Pembayaran QRIS tercatat sendiri. Produk, pesanan, stok, dan daftar pelanggan bisa diunduh ke Excel kapan saja.

Bentuk tokonya bisa Anda lihat langsung di toko demo. Untuk memilih penyedia, baca juga daftar periksa sebelum membayar jasa pembuatan toko online.